Облачная касса: кому подходит и как выбрать

Облачная касса: кому подходит и как выбрать

Облачная касса — устройство, позволяющее удаленно выдавать электронные чеки. В него вставляют фискальный накопитель и размещают в дата-центре, а предприниматель подключается к нему онлайн. При этом чеки отправляются и в налоговую, и покупателям без участия кассира.

Это удобный и менее затратный способ работы с онлайн-кассами, чем аренда или покупка собственного физического оборудования. Однако подойдет он не всем. Разберем, как выбрать сервис для аренды кассы ООО и ИП, а также варианты, когда воспользоваться им не получится.

Кто может пользоваться

Работа предпринимателей с кассовыми устройствами регламентирована законом № 54-ФЗ. В нем перечислены особенности деятельности предпринимателей, которые могут не выдавать бумажные чеки совсем. Так, использовать облачные технологии могут:

● владельцы вендинговых аппаратов. При этом устройство нужно настроить так, чтобы оно выводило на дисплее QR-код для просмотра чека;

● организаторы перевозок. При этом кондукторы и водители на маршрутах должны передать пассажиру билет со ссылкой на чек;

● бизнесы, получающие оплату через интернет и не контактирующие с покупателем в точке продаж. При оформлении заказа они должны запрашивать почту или телефон покупателя и отправлять платежный документ письмом или в СМС. В эту категорию войдут интернет-магазины, выездные службы: клининг, мастера по ремонту, бьюти-мастера — управляющие компании и ЖКХ и т. д.

Плюсы и минусы

В первую очередь нужно понять, подходит ли касса именно вашему ООО или ИП. Даже если вы ведете торговлю онлайн, облачные сервисы могут не подойти. Например, онлайн-магазины, получающие оплату после выдачи заказа, облачной кассой пользоваться не смогут. Они обязаны выдать бумажный чек на месте, поэтому должны иметь стационарную ККТ.

Сравним два варианта касс.

Облачная

Стационарная

Скорость подключения

От одного рабочего дня. Зависит от наличия у предпринимателя КЭП и других документов

От трех рабочих дней. Дополнительное время уйдет на закупку и настройку оборудования

Получение информации

Онлайн из любой точки мира

Очно, нужен доступ к устройству

Обслуживание

На арендодателе и входит в тариф. Не случится простоя из-за отключения электричества, при поломке оборудование заменят за несколько часов или быстрее

На предпринимателе. Простой из-за аварийного отключения электричества в точке продаж, выходе из строя оборудования

Доступность для бизнеса

Только для предпринимателей, ведущих удаленную от конечного клиента деятельность

Для всех

Как выбрать

Если руководитель ООО или ИП уверен, что по закону может выдавать только электронные чеки, встает вопрос выбора поставщика услуг.

При выборе стоит сравнить:

● тарифы. На старте могут потребоваться дополнительные затраты на покупку фискального накопителя, подключение к ОФД, создание КЭП, регистрацию в налоговой, эквайринг. Но некоторые компании включают эти услуги в стоимость годовой аренды;

● отзывы. Обращайте внимание на сообщения о работе технической поддержки. Для онлайн-бизнеса важно, чтобы техподдержка работала круглосуточно и отвечала оперативно. Это позволит минимизировать риск простоев;

● дополнительные услуги. Проверьте, возможно, у поставщика есть пакетные предложения, в которые входит лицензия на CRM или ПО, которое нужно для ведения бизнеса.

Обращайте внимание и на количество чеков, которые способно пробить устройство за сутки и скорость их выдачи. Средняя — один чек в секунду. Для крупных интернет-магазинов, где транзакции проходят чаще, это может не подойти. Проблему можно решить арендой нескольких облачных касс.